Eigenschaften von QM-mapIT
Serverlizenz:
Ein System pro Server.
Word und Excel:
Bereits bestehende QM-Dokumente, die Sie mit MS Word oder Excel erstellt haben, lassen sich spielend einfach in das QM-mapIT© System integrieren und problemlos in Ihre QM-Struktur einarbeiten.
QM-Systeme:
QM-mapIT© ist normenunabhängig und daher individuell anwendbar. Mit Hilfe unserer Softwarelösung kommt Ihr Qualitätsmanagement auf den besten Stand und bietet Ihren Mitarbeitern Sicherheit bei den Zertifizierungen nach DIN EN ISO 9001:2000, ISO / TS 16949:2002, ISO 14001, EMAS, KTQ, QEP (Qualität und Entwicklung in Praxen) etc.
QM-mapIT© unterstützt viele Managementsysteme wie beispielsweise IMS oder EFQM.
Flussdiagrammdesigner:
Erstellen Sie direkt aus Excel heraus Diagramme mit QM spezifischen Symbolen. Sparen Sie sich die zusätzliche Anschaffung einer Prozessvisualisierungssoftware.
Kategoriestruktur:
Die Gliederung des Handbuches (Kategoriestruktur) ist für den Verwalter frei gestaltbar.
Z. B. können Sie eine beliebige Gliederung nach KTQ- oder ISO-Kapiteln oder eine Kombination daraus erstellen.
Ein Dokument wird einer Kategorie (Hauptkategorie) zugeordnet und kann beliebigen weiteren Kategorien zusätzlich zugeordnet werden.
Dokumentenvorlagen:
Definieren Sie frei das Layout Ihrer Dokumente. Integrieren Sie z. B. eine Kopf- und Fußzeile sowie Ihr Firmenlogo.
Formatvorlagen:
Formatvorlagen werden in Dokumentenvorlagen integriert, um das Layout zu standardisieren.
Berechtigungen:
Mit der Security-Suite erteilen Sie den Erstellern Berechtigungen für Kategorien, Gruppen und Typen. Durch ein für Sie speziell entwickeltes Verfahren können von dem jeweiligen Anwender nur die Dokumente bearbeitet werden, für die er auch zuständig ist. Alle freigegebenen Dokumente befinden sich in einem geschützten Bereich, der für die Anwender nicht zugänglich ist. Dadurch wird auch gewährleistet, dass freigegebene und revisionierte Dokumente nicht zum Bearbeiten, Löschen usw. zugänglich sind.
Datenbankgestützt und webbasiert:
QM-mapIT© ist webbasiert, datenbankgestützt durch eine MySQL-Datenbank (kostenneutral) und kann unter Windows, wie auch Linux online (im Internet) oder offline (im Intranet) betrieben werden.
Verknüpfungen:
Managen Sie Ihre Dokumenten-Verknüpfungen.
Viele Autoren von Dokumentationen scheuen den Aufwand, der sich hinter dem Anlegen von Dokumenten-Verknüpfungen (Hyperlinks) verbirgt. Es bedeutet einen hohen Aufwand, die oft umfangreichen Ansammlungen von Verknüpfungen zwischen den einzelnen Dokumenten zu pflegen und im Überblick zu behalten.
ONTIV-Managementsystems hat sich dieser Thematik angenommen und eine wirtschaftliche und ebenso einfach zu bedienende Lösung geschaffen. Durch den Einsatz von Dokumenten-Verknüpfungen mit Hilfe von QM-mapIT© direkt in Word oder Excel sind wir in der Lage, diese aufzuzeichnen und zu kontrollieren. Somit stellt das Löschen oder Sperren von Dokumenten unter Berücksichtigung der Erreichbarkeit von Verknüpfungen kein Problem mehr dar.
Sobald ein Dokument aus dem System entfernt wird, haben Sie nicht nur die Möglichkeit, sämtliche verwaiste Verknüpfungen in der gesamten Dokumentation entfernen zu lassen, sondern auch alle betroffenen Autoren per E-Mail über diesen Vorgang zu informieren!
Dokumenten-Anpassungen auf einen Blick!
Änderungsmodus:
Durch die direkte Integration des Änderungsmodus von MS Word in QM-mapIT© können Sie aktuelle Dokumenten-Anpassungen Ihren Prüfern und Anwendern zur Ansicht stellen. Damit sehen diese auf einen Blick, was an einem Dokument verändert wurde.
Auch zu einem späteren Zeitpunkt besteht jederzeit die Möglichkeit, sich die Änderungen zu der Vorgänger-Version anzeigen zu lassen.
Fazit: Kein langes Suchen mehr!
Freigabeworkflow:
Es gibt einen dreistufigen Prüfprozess (drei Prüfinstanzen) der verwendet werden kann: Inhaltsprüfung, Fachprüfung und Freigabe.
Zu jeder Prüfinstanz kann eine beliebige Anzahl von Prüfern festgelegt werden, die per E-Mailbenachrichtigung zur Prüfung aufgefordert werden.
Zur Veröffentlichung ist ein Freigebender pro Dokument obligatorisch.
Die Veröffentlichung erfolgt in der Freigabeinstanz. Welcher Anwender für ein Dokument die Freigabe durchführt, wird entweder durch den Verwalter festgelegt oder durch den Ersteller bestimmt.
Revisionierungsworkflow:
Eine Dokumenten-Revision wird mit der Freigabe archiviert. Für den Anwender ist immer nur die freigegebene Revision einsehbar.
Benachrichtigungssystem:
Die frei definierbare E-Mailbenachrichtigung ermöglicht Ihnen festzulegen, wann wer worüber informiert werden soll. Lesende können z. B. über neu freigegebende Dokumente informiert werden, Ersteller über abgelehnte Dokumente oder Prüfer über zu prüfende Dokumente. Die E-Mailbenachrichtigung erfolgt in jedem Fall automatisch.
Dokumentenlenkung:
Verteilen Sie gezielt Informationen an Arbeitsgruppen oder Einzelpersonen. QM-mapIT© stellt Ihren Mitarbeitern nur die Dokumente zur Verfügung, deren Inhalte auch wirklich relevant sind. So erhalten wichtige Informationen die notwendige Aufmerksamkeit und das direkt und ohne Umwege. Die Funktion unterstützt Sie bei strukturiertem Arbeiten und sorgt stets für eine klare Übersicht.
Nachrichtenversand:
Ein Lesender kann zu einem Dokument Nachrichten verfassen, die dann per Mail an den Ersteller gesendet werden und zudem im Nachrichtensystem (Meine gesendeten Nachrichten) des Anwenders hinterlegt werden.
Lesebestätigung:
Zur Selbstkontrolle und zur allgemeinen Übersicht gibt es eine Lesebestätigung für jedes neue Dokument, das gelesen wird.
Kategorien-Navigator:
Diese Ansicht zeigt Ihnen die Dokumente an nach den Kategorien, in die sie hinterlegt worden sind.
Suchen und filtern:
Mit der Volltextsuche* spüren Sie im Nu unter tausenden von Dokumenten das Schriftstück auf, das Sie auch finden wollen. Mit der Verschlagwortung können zusätzlich Schlüsselwörter definiert werden.
*mit QM-mapIT-SaaS nur möglich in Verbindung mit QM-Office.
Drucken:
Drucken Sie Ihre Dokumente aus QM-mapIT© heraus. Erteilen Sie Druckrechte und Verwalten Sie diese.
PDF-Generierung clientseitig:
Während des Freigabeprozesses erfolgt eine automatische PDF-Generierung des aktuellen Dokuments. Auch erhältlich als Zusatzmodul.
Layout-Anpassung:
Vereinheitlichen Sie über die Funktion "Dokumenten-Layout aktualisieren" Dokumente anhand einer Dokumentenvorlage. Das Inhaltsverzeichnis und Querverweise im Dokument sind dann in der Webansicht aktive Links, ob HTML- oder PDF-Ansicht. Auch erhältlich als Zusatzmodul.
Gültigkeitsprüfung:
Mit dem Gültigkeitsmodul von QM-mapIT© haben Sie die Möglichkeit die Lebensdauer eines Dokumentes festzusetzen.
Vor Ablauf der Frist (30 Tage) werden Sie per E-Mail daran erinnert, dass Sie das Dokument erneut prüfen. bzw. überarbeiten müssen.
Gruppenanwender:
Ordnen Sie Ihre Mitarbeiter Gruppen zu, wie z. B. Fertigung, Vertrieb, Personalbüro etc. Jeder Gruppe werden nur die Dokumente angezeigt, die auch wirklich für sie von Bedeutung sind. So bleibt das QM-System übersichtlich.
LDAP / Active Directory:
Mit Hilfe des LDAP-Moduls können Sie Anwender Ihres Firmennetzwerks über das Lightweight Directory Access Protocol (kurz LDAP) abgleichen. Es wird eine Liste der Anwender erstellt, die mit den in QM-mapIT©-NET angelegten Anwendern verglichen wird. Anwender aus dem LDAP-Modul können einfach in QM-mapIT©-NET importiert werden.
Gruppen-Navigator:
Diese Ansicht zeigt Ihnen die Dokumente an nach den Gruppenzugehörigkeiten, die festgelegt sind. Auch erhältlich als Zusatzmodul.
Statistiken:
Sehen Sie selbst, in wie weit Ihr Qualitätsmanagement-System von Ihren Mitarbeitern angewendet wird. Durch das Aufzeichnen der direkten Dokumentenaufrufe mit Hilfe von QM-mapIT© erhalten Sie einen Überblick darüber, welche Dokumente häufig und welche weniger häufig genutzt werden. Auch erhältlich als Zusatzmodul.
PDF-Generierung zentral:
Durch die zentrale PDF-Generierung sparen Sie wertvolle Ressourcen und entlasten Anwenderarbeitsplätze. Für die serverseitige PDF-Generierung ist ein Windows Server erforderlich. Auch erhältlich als Zusatzmodul.
QM-mapIT© Prepare:
Änderungen in Vorlagen übernehmen Sie mit QM-mapIT© Prepare für Ihre gesamte Dokumentation. Auch erhältlich als Zusatzmodul.
Zusatzmodule
Hier werden Zusatzmodule aufgelistet, die Sie zu jedem Lizenzpaket zusätzlich erwerben können.
Direktanmeldung per Single Sign On (SSO)
Sie kennen das sicher: Passwörter, PIN-Nummern, Verifizierungscodes usw. Und jede Anwendung verlangt ein eigenes Passwort und wenn man dann die Bank-PIN braucht, verwechselt man diese und will mit seiner Handy-PIN Geld abheben.
Durch SSO (Single Sign On) ersparen Sie sich und Ihren Mitarbeitern noch mehr Login- und Verifizierungsprozeduren, denn QM-mapIT© kann durch dieses Zusatzmodul gleichzeitig mit der Windows-Anmeldung gestartet werden, ohne dass ein weiterer Login notwendig wird.
Multisysteme
Unternehmen vernetzen sich in zunehmendem Maße, Unternehmenszusammenschlüsse sind an der Tagesordnung. Es entstehen Joint-Ventures, Konzentrationen, Fusionen und Kooperationen, der Überblick über die einzelnen Teilbereiche wird immer schwieriger.
Damit Sie Ihr Qualitätsmanagement global einsetzen können, hat ONTIV-Managementsystems mit der Komponente QM-mapIT© - MultiSystem die ideale Schnittstelle geschaffen, um die Sparten Ihres Unternehmens zu vernetzen.
- Betreiben Sie mehrere QM-mapIT© MultiSysteme parallel zueinander
- In jedem einzelnen MultiSystem können beliebig viele Einzelsysteme betrieben werden
- Alle Systeme können zentral gepflegt und überwacht werden
- Ersteller arbeiten systemübergreifend, wertvolle Synergien und Netzwerkeffekte können geschaffen werden
- Einfacher Wechsel zwischen den Systemen
- Transferieren Sie Dokumente zwischen den Systemen
- Verschiedene Designs sind möglich, so dass jedes System eine eigene Farbgebung tragen kann
Integration von Wissensmanagement durch Contentmanagementsysteme oder Wikis
Firmentinterne Wikis, Content Management Systeme (wie Joomla oder TYPO3) oder auch Ihre Lieblings-Internet-Suchmaschine lassen sich mit diesem Zusatzmodul im persönlichen Arbeitsbereich Ihrer Mitarbeiter abbilden. Zentraler Informationsaustausch und ein stärkeres Zusammenwachsen Ihrer alltäglichen Werkzeuge fördern die Qualität Ihres Unternehmens.
QM-mapIT SaaS wird standardmäßig mit WordPress ausgeliefert.
Web
QM-mapIT© kann auch im Internet betrieben und somit dezentral gelenkt werden. SSL-Verschlüsselungen der Seiten gewährleistet ein hohes Maß an Sicherheit.
Multiformat
Das Zusatzmodul Multiformat macht es möglich, jedes Dateiformat in QM-mapIT einzulesen. Die Dateien, die mit Multiformat hochgeladen werden, werden revisioniert und in den Prüfprozess geleitet.